1. Ihre Firmendaten nach oben
Firmenname, Logo, Adresse, Telefon und E-Mail. Wenn Sie für MwSt./USt. oder eine Umsatzsteuer registriert sind, gehört hier auch Ihre Steuernummer hin.
2. Die Daten des Kunden hinzufügen
Name des Kunden oder seiner Firma, seine Adresse und seine Steuernummer, wenn es ein registriertes Unternehmen ist und Ihr Land das verlangt.
3. Nummer und Datum vergeben
Jede Rechnung braucht ihre eigene Nummer. Nutzen Sie eine Folge, die sich nie wiederholt, etwa INV-2026-00001, INV-2026-00002. Fügen Sie das Rechnungsdatum hinzu und, wenn Sie ein Zahlungsziel gewähren, das Fälligkeitsdatum.
4. Auflisten, was Sie verkauft haben
Eine Zeile pro Produkt oder Leistung: eine kurze Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Zeilensumme.
- Schreiben Sie Beschreibungen, die der Kunde später wiedererkennt, etwa „Komplette Klimaanlagenreinigung, 3 Geräte“
- Geben Sie die Einheit an: Stunden, Stück, Besuche, Quadratmeter
5. Steuer und Summe hinzufügen
Zeigen Sie die Zwischensumme, eventuelle Rabatte, die Steuer in eigener Zeile mit ihrem Satz und den zu zahlenden Gesamtbetrag. Wenn Sie nicht steuerlich registriert sind, fügen Sie keine Steuer hinzu.
6. Angeben, wie bezahlt wird
Name Ihrer Bank, Kontoinhaber und IBAN oder Kontonummer, plus jede andere Zahlungsart, die Sie akzeptieren: bar, Karte, Zahlungslink. Fügen Sie die Zahlungsbedingungen hinzu, zum Beispiel „Zahlbar innerhalb von 7 Tagen“.
7. Dorthin senden, wo Ihr Kunde liest
Senden Sie ein PDF oder einen Link, der sie öffnet. Viele Kunden kleiner Unternehmen antworten auf WhatsApp schneller als per E-Mail. Bewahren Sie eine Kopie jeder gesendeten Rechnung auf.
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