Quy tắc cơ bản
Mỗi hóa đơn nhận một số duy nhất, và các số đi theo một dãy không lặp lại. Phần lớn hệ thống thuế, kể cả VAT của UAE, yêu cầu số hóa đơn liên tục hoặc ít nhất là duy nhất.
Các định dạng hiệu quả
- INV-2026-00001: tiền tố, năm và số thứ tự (dễ đọc và dễ sắp xếp)
- 2026-00001: năm và số thứ tự
- 00001, 00002…: chỉ một số thứ tự đơn giản, đủ cho doanh nghiệp nhỏ
- INV-DXB-00001: tiền tố theo chi nhánh, nếu bạn có nhiều hơn một
Mẹo
- Dùng số 0 ở đầu (00001) để các số được sắp xếp đúng
- Không bao giờ dùng lại một số, kể cả số của hóa đơn đã hủy
- Dùng tiền tố khác cho báo giá, như QTN-2026-00001, để không bao giờ nhầm với hóa đơn
- Sang năm mới? Bạn có thể bắt đầu lại từ 1 nếu năm là một phần của số
Làm gì khi có sai sót
Đừng xóa hóa đơn và đừng dùng lại số của nó. Hãy hủy hóa đơn, hoặc xuất một giấy báo có (credit note) cho hóa đơn đó, rồi lập hóa đơn mới với số tiếp theo. Như vậy dãy số vẫn đầy đủ.
Tichkuly CRM đánh số cho bạn như thế nào
Tichkuly CRM tự động đánh số hóa đơn INV-2026-00001, 00002… và báo giá QTN-2026-00001…, không bị trống số hay trùng số, kể cả khi nhân viên của bạn lập hóa đơn từ điện thoại của họ.